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La CIF est l’organisme d’accueil et d’établissement des nouveaux arrivants francophones à l’Île-du-Prince-Édouard. Nous organisons également des activités de sensibilisation portant sur la diversité culturelle. La CIF est responsable du dossier de croissance démographique francophone pour la Communauté acadienne et francophone de l'Î.-P.-É.
Date limite de soumissions : le 4 juin 2018
Date de début du projet : le 10 juin 2018

1.    Contexte

 La mission principale de la CIF est d’accroître la population d’expression française de l’Île-du-Prince-Édouard en :
- Recrutant, en accueillant, en intégrant et en retenant les nouveaux arrivants d’expression française;
- Avec la collaboration de ses partenaires, intégrant les Acadiens ayant perdu l’usage du français et insulaires francophiles à la communauté acadienne et francophone.

 
2.    But et description du projet

Dans le but d’être mieux informé des besoins des nouveaux arrivants et des francophiles en matière d’accueil, d’intégration et de rétention, la CIF souhaite interroger ceux-ci, ainsi que les organismes communautaires acadiens et francophones de l’Île, afin d’avoir une meilleure idée des services et produits qui peuvent répondre à ces besoins. Ceci sera accompli en faisant des groupes de discussions avec ces trois groupes et en faisant des recherches des services déjà disponibles, ainsi que des meilleures pratiques utilisées ailleurs.

Cet exercice sera suivi de la rédaction d’un guide qui servira de ressource pour les organismes communautaires qui veulent mieux connaître comment intégrer des francophiles et nouveaux arrivants comme participants à leurs activités, ainsi que dans le rôle de bénévole ou employé au sein de leur groupe. Le consultant appuiera ensuite les organismes dans leur développement d’outils et fera des rapports pour aider la CIF à continuer ce travail dans les années à venir. Le travail débutera aux alentours du 6 juin et terminera en décembre. Le consultant peut s’attendre de travailler entre 40 et 50 jours dans cette période.

3.    Objectifs

Les objectifs pour l’ensemble de l’exercice sont les suivants :
-        Rapports sur les besoins des nouveaux arrivants, des francophiles et des organismes communautaires en matière d’accueil, d’intégration et de rétention
-        Un document de référence (guide) permettant aux organismes communautaires de mieux accueillir, intégrer et retenir les nouveaux arrivants et les francophiles
-        Formation destinée aux organismes communautaires pour utiliser le guide et mieux comprendre comment mieux intégrer les francophiles et nouveaux arrivants comme bénévoles, participants et employés
-        Appui aux organismes qui veulent développer des outils pour mieux communiquer avec les francophiles et les nouveaux arrivants

Il est à préciser qu’une fois le contrat du consultant terminé, le contenu du guide et des autres livrables seront la propriété de la CIF.

4.    Portée des travaux

En résumé, les responsabilités de l’expert-conseil retenu seront les suivantes :
a)      Organiser des groupes de discussion et sondages autour du sujet des besoins et des services en français, et ce dans plusieurs régions
b)     Faire des recherches approfondies sur les ressources disponibles, les statistiques, ainsi que les meilleures pratiques utilisées ailleurs au Canada et dans le monde
c)      Rédiger un guide d’une trentaine de pages destiné aux organismes communautaires. Le sujet sera comment mieux accueillir, intégrer et retenir les nouveaux arrivants et les francophiles dans les communautés francophones
d)     Faire une formation auprès des organismes communautaires en utilisant le guide
e)     Aider les organismes communautaires dans l’élaboration d’outils pour les aider à mieux desservir les nouveaux arrivants et les francophiles
f)       Rédiger des rapports et faire un bilan du travail et des résultats. Aider dans la recherche de sources de financement pour continuer le projet
g)      Faire du marketing au besoin pour rejoindre les publics cibles et appuyer les organismes dans l’adaptation de leurs communications

Une description plus complète des tâches attendues est disponible sur demande.

5.    Contenu de la soumission

Les renseignements ci-dessous devraient être inclus dans la soumission de l’expert-conseil :
a)      La démonstration que le projet est bien compris, et une présentation clairement expliquée de la méthodologie à employer pour effectuer les travaux dans les délais requis.
b)     Un aperçu de l’expérience de l’expert-conseil en ce qui a trait à des exercices de consultation semblable ou connexes.
c)      Le coût proposé, qui fournit un devis à prix fixe pour les travaux. Le devis fixe doit inclure les frais et dépenses, mais pas la TVH. Le devis doit inclure les frais forfaitaires et les dépenses prévues en relation avec les tâches assignées.

6.    Évaluation des soumissions

Le client évaluera les soumissions en se fondant sur divers facteurs, comme l’indique la charte ci-dessous (note totale maximum = 115 points). Les critères d’évaluation et les points attribués identifient l’importance pondérée de chacun des facteurs à utiliser dans le processus d’évaluation.

Critères d’évaluation et maximum de points attribués

Compréhension (15 points)

Une compréhension claire de l’intention de processus et une description de la manière dont l’expert-conseil recueillera de l’information en lien avec la portée des travaux et le projet.

Méthodologie (15 points)

Une description de l’approche globale et de la méthodologie à utiliser pour effectuer tous les aspects de la tâche assignée, en donnant suffisamment de détails pour que le Comité directeur puisse comprendre et évaluer de quelle façon les travaux seront exécutés.

Échéancier (10 points)

Un aperçu des étapes d’achèvement des travaux tels qu’ils ont été définis.

Expérience de l’entreprise / de l’équipe de projet (Personnel : 30 points et Entreprise : 20)

Une description des capacités, de l’expérience pertinente et des qualifications d’ensemble du gestionnaire de projet et des autres membres de l’équipe, en particulier leur expérience en ce qui a trait à des projets semblables.

Soumission (10 points)

Format général et apparence de la soumission.

Soumission financière (15 points)

La soumission financière doit comprendre un coût total ferme pour le projet et être dans les limites du budget.

 7.    Budget

Le budget pour la préparation et la réalisation de ces travaux, conformément aux termes décrits ci-dessous, a été fixé à un maximum de 18 000$, TVH exclue (mais incluant tous les frais professionnels et débours requis pour exécuter le contrat).

Le projet devrait avoir lieu de juin à décembre, selon l’horaire déterminé et disponible sur demande. Le nombre de jours travaillés devrait se chiffrer entre 40 et 50 jours (ou l’équivalent d’environ 360 heures).

 8.    Délais

Voici les échéanciers prévus pour ce projet :

-        Publication de l’appel d’offres: 22 mai 2018
-        Date de clôture pour la soumission: 29 mai 2018
-        Attribution du contrat:1 juin 2018
-        Début du projet: 6 juin 2018
-        Animation des groupes de discussions: 31 juillet 2018
-        Rédaction et publication du guide:30 septembre 2018
-        Formation des organismes: 31 octobre 2018
-        Appui aux organismes dans l’élaboration d’outils: 30 novembre 2018
-        Rapport provisoire aux fins d’examen (incluant des recommandations pour les démarches à suivre dans les prochaines années):10 décembre 2018
-        Présentation du rapport final: 20 décembre 2018

Le contrat pour l’exercice sera octroyé le 4 juin 2018. Le rapport final devra être terminé et soumis au plus tard le 20 décembre 2018.

 9.    Instructions pour la soumission

Tous les promoteurs sont tenus de fournir les renseignements suivants dans leur soumission, dans l’ordre suivant :

-        Résumé
-        Compréhension du projet et des exigences du projet
-        Plan de travail proposé
-        Expert(s)-conseil(s) et du projet et leurs qualifications
-        Renseignements généraux sur l’entreprise du promoteur
-        Expérience pertinente
-        Échéanciers
-        Prix

Il est à l’avantage des promoteurs de présenter une soumission claire et concise.

Une copie électronique en format MS Word ou en PDF doit être reçue par La Coopérative d’intégration francophone de l’Île-du-Prince-Édouard au plus tard à 16 h HNA, le 29 mai 2018, à l’adresse courriel suivante :

Jacinthe Lemire, directrice
La Coopérative d’intégration francophone de l’Île-du-Prince-Édouard
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Téléphone : (902) 388-1472

10. Conclusion

Le client se réserve le droit d’octroyer le contrat à l’expert-conseil de son choix, en fonction des critères susmentionnés. Ni le soumissionnaire ayant présenté le prix le plus bas, ni aucun autre soumissionnaire, n’est admissible à obtenir un contrat par d’autres moyens que par le processus. Le client n’accepte aucune responsabilité pour les dépenses encourues en relation avec l’appel d’offres.

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